Ho costruito un gestionale con un agente AI.
La storia vera di Regia: tre attività, troppe agende e un agente AI addestrato per aiutarmi a costruire l’app.
Faccio il mago, faccio il DJ e gestisco una tenuta per eventi. Tre mestieri diversi, una sola testa e, fino a pochi mesi fa, tre agende diverse: una per le feste di Mago Lollo, una per le serate in console, una per i matrimoni e le cerimonie alla Tenuta Santa Cornelia.
Funzionava, finché non smetteva di funzionare. Un acconto segnato su un foglio, un preventivo scritto di corsa alle undici di sera, un collaboratore che chiede “a che ora devo essere lì?” per la terza volta. Niente di drammatico, ma tanti piccoli attriti che a fine mese pesano.
Non cercavo un’app. Cercavo un socio che non dorme mai.
Ho cercato un gestionale già pronto. Ce n’erano di bellissimi, ma pensati per chi ha un solo mestiere, una sola sede, un solo tipo di cliente. Io avevo tre attività con tre modi diversi di lavorare, e volevo vederle tutte nello stesso posto.
Così ho provato un’altra strada: ho addestrato un agente AI a conoscere il mio lavoro, i miei tre mestieri, il mio modo di parlare con i clienti. Un assistente su misura, che ha lavorato con me per far nascere Regia un pezzo alla volta, giorno dopo giorno.
L’agente mi ha affiancato. Le scelte restano mie, il lavoro è di squadra.
Cosa fa oggi Regia
Regia è cresciuta una richiesta alla volta, sempre partendo da un problema che avevo davvero il sabato sera. Questa è la scaletta di quello che c’è adesso.
Scaletta della serata
Regia, oggiAgenda e calendario
Ogni evento con orari, luogo, festeggiato e note. Anche il posto dove parcheggiare.
Preventivi professionali in PDF
Scelgo i servizi da un elenco con prezzo e foto, e il PDF è pronto da mandare al cliente.
Gestione economica
Costo totale, acconti multipli e saldo residuo sempre sotto gli occhi. Niente più conti a mente.
Staff con la sua scheda
Ognuno vede i propri impegni e il proprio compenso, e si iscrive da un link d’invito.
Messaggi che partono da soli
Conferma dell’evento, promemoria, indicazioni per il parcheggio e un ringraziamento il giorno dopo con il link per la recensione su Google.
Richieste che arrivano da sole
Una mail di richiesta preventivo diventa una scheda in Regia e l’AI prepara la bozza di risposta.
Detto a voce, scritto in agenda
Premo il microfono, dico “sabato sera festa di compleanno a Latina” e l’evento compare.
E tutto questo vale per le mie tre attività, nella stessa app, ognuna con il suo colore:
Il giorno in cui la casella si è riempita da sola
Non è andato tutto liscio, e raccontarlo fa parte del lavoro. Quando ho collegato la lettura automatica delle email di richiesta, un test mal fermato ha innescato un ciclo: ogni notifica ne generava un’altra.
Più di 40 email di prova in poche ore
La casella della Tenuta era invasa. Nessun danno reale, ma una lezione chiarissima: un’automazione senza freni è un rubinetto aperto.
Abbiamo messo i freni subito:
- Lettura Tenuta spenta
- Filtro sull’oggetto
- Massimo 15 email per controllo
- Solo gli ultimi 3 giorni
Oggi la regola è semplice: leggo solo le email il cui oggetto inizia con “Richiesta Preventivo Mago Lollo”, ne tratto poche alla volta e non riapro mai la stessa. Noioso, ed è esattamente il motivo per cui funziona.
La sicurezza non è un optional (anche se sei un mago)
Un gestionale contiene nomi, telefoni, importi. Prima di aprirlo ad altre persone ho chiesto una revisione di sicurezza completa, poi una seconda dopo le correzioni. Il risultato è nel codice, non in una promessa:
Ogni azienda vede solo i propri dati. Ogni persona ha un ruolo (titolare, ufficio, staff) e vede solo ciò che quel ruolo permette. Chi si iscrive non entra da solo: arriva a me e sono io ad approvarlo. E una piccola falla nei link delle email, trovata proprio durante la revisione, è stata chiusa prima che qualcuno potesse usarla.
Blu notte e giallo. Deciso, dopo aver provato altro.
Ho cambiato look più di una volta. Alla fine siamo tornati ai colori che mi somigliano di più: il blu notte di una sala prima dello spettacolo e il giallo di un faro puntato sul palco. Gli altri tre colori servono solo a distinguere le attività.
Quello che ho imparato (e che vale anche per te)
Parti dal problema, non dalla soluzione
“Non ricordo quanto mi deve ancora il cliente” funziona meglio di “fammi una tabella”. Il saldo residuo sempre visibile è nato così.
Pubblica più spesso di quanto pensi
Per giorni non vedevo il pulsante del microfono. Il codice c’era, ma non lo avevo ancora pubblicato sul sito vero. Ora dopo ogni modifica pubblico e controllo dal telefono.
Prova con un evento reale
I dati finti perdonano tutto. Un matrimonio vero, con il suo parcheggio e i suoi acconti, ti mostra subito cosa manca.
Le automazioni vogliono i freni
Filtri, limiti, finestre di tempo. Prima li metti, poi li accendi.
Regia è aperta a chi fa eventi come me
Lo uso ogni giorno per le mie tre attività, e ora voglio metterlo nelle mani di altre persone che organizzano feste, serate e cerimonie. I prezzi li sto ancora definendo: l’idea è un piano gratuito e un periodo di prova con tutto sbloccato, ma preferisco dirtelo quando è deciso.
Dai un’occhiata a Regia
Entra, guarda l’agenda, crea il tuo primo evento. Se qualcosa non ti torna, scrivimi: Regia cresce così.
Apri RegiaScritto da Lorenzo D’Amelio, Mago Lollo · Magia Digitale
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